Uno degli aspetti più importanti e complessi dell’amministrazione aziendale è sicuramente rappresentato dalla gestione del personale.
Si tratta di quelle attività che consentono di massimizzare l’efficienza delle risorse umane della propria impresa e che, spesso, coinvolgono più figure professionali (dal datore di lavoro all’amministrazione, fino ai responsabili HR).
All’interno di queste pratiche rientra anche il calcolo delle ferie maturate, il quale risulta importante in quanto va ad influire sugli indicatori inseriti in busta paga, oltre che sull’opportunità di concedere giorni di riposo.
Ma come funziona la gestione del personale in una piccola azienda? E quali sono gli strumenti più efficaci per il conseguimento dei migliori risultati?
Per saperne di più, abbiamo provato a riassumere quali sono le principali attività di gestione delle risorse umane che un’azienda deve realizzare tutti i giorni (o quasi) e quanto sia utile ricorrere a un programma di gestione del personale che possa darti una mano in questo senso. Scopriamolo insieme!
Gestire le risorse umane: le attività più frequenti
Come risulta ben evidente dall’elenco che stiamo per condividere, sono davvero numerose e “dispendiose” le attività di gestione delle risorse umane che un’azienda deve porre in essere per amministrare in maniera efficace il proprio personale.
Vediamo insieme qualche esempio.
Rilevazione delle presenze
La rilevazione delle presenze potrebbe non sembrare un grande problema se la propria attività si svolge in un unico ufficio e se tutti i dipendenti seguono gli stessi orari.
Le cose si complicano – e molto – se invece l’azienda ha più sedi, i dipendenti svolgono turni diversi e spesso si trovano a lavorare fuori dall’ambiente di lavoro per trasferte, interventi presso il cliente o da casa.
In tutti questi casi, la rilevazione delle presenze digitale tramite un apposito software potrà permettere un notevole risparmio di tempo e un migliore monitoraggio del personale.
Questa operazione diventa invece più complessa se si decide di utilizzare un sistema standard come badge e marcatempo, più costoso e fruibile unicamente presso il luogo in cui viene posizionato.
Consegna delle buste paga
La consegna delle buste paga è un altro momento chiave nel rapporto tra datore di lavoro e personale.
Automatizzarne la spedizione al dipendente permetterà di risparmiare una notevole quantità di tempo, ridurre i ritardi e i margini di errore. Anche per questo aspetto, quindi, l’uso di un software di gestione dei dipendenti si rivela più efficace rispetto alla consegna a mano, via pec o via mail.
Programmazione dei turni
Le aziende che lavorano su più turni sono spesso esposte alla difficoltà di programmare il susseguirsi delle disponibilità dei propri dipendenti e le adeguate coperture.
Inserendo le necessità nel software di gestione del personale e gli eventuali vincoli di disponibilità, sarà invece possibile generare i turni ai dipendenti e inviarli ad essi in pochi istanti.
Comunicazioni ai dipendenti
Un altro motivo che spesso crea qualche frizione nel rapporto con i dipendenti è l’impossibilità di comunicare efficacemente e istantaneamente con tutti. Può dunque capitare che alcune risorse umane lamentino di essere state informate dopo le altre, e che alcune di queste non ricevano una corretta informativa.
La procedura standard per informare i collaboratori è quella di parlare a voce, inviare una mail oppure mettere un annuncio in bacheca: è facile che insorgano dei fraintendimenti perché può esserci poca tempestività e chiarezza.
Alcuni software per la gestione del personale permettono invece di rendere più efficace la comunicazione con i dipendenti, consentendo peraltro a questi ultimi di accedere a una dashboard da cui leggere tutti i messaggi che li riguardano.
Note spese e rimborsi
Altro elemento chiave nella corretta gestione del personale è la tenuta delle note spese e dei rimborsi in favore dei dipendenti.
Anche in questo caso, la necessità di disporre di un buon programma di gestione appare evidente e chiara, soprattutto laddove l’azienda abbia più dipendenti che svolgono delle trasferte o sostengano delle spese per conto dell’impresa.
Il software non solo è in grado di veicolare correttamente le richieste di rimborso, ma anche di calcolarle in modo immediato (ad esempio, indicando il mezzo di trasporto usato, il punto di partenza e quello di arrivo).
Gestione permessi, ferie e malattie
Altro punto su cui vogliamo soffermarci brevemente è la necessità di gestire correttamente i giustificativi previsti dalla legge in caso di permessi, ferie e malattie.
Si tratta non solamente di una buona cautela per il corretto rapporto con il personale, quanto anche di un obbligo di legge la cui violazione potrebbe comportare conseguenze anche gravi per l’imprenditore.
Dinanzi a queste esigenze – e non solo – dotarsi di un buon programma per la gestione del personale comporterà un immediato valore aggiunto nella corretta amministrazione delle risorse umane, a beneficio della produttività e della soddisfazione delle relazioni interne all’organizzazione.
È per questi motivi che sempre più aziende hanno da tempo implementato questa soluzione digitale tra i propri strumenti gestionali.
Un piccolo investimento dal costo contenuto, che potrà determinare per l’imprenditore e per tutta l’organizzazione dei benefici molto importanti, sia nell’immediato che con il passare dei mesi e degli anni.
